Дальневосточный государственный университет (ДВГУ)
О заказчике:
ГОУ ВПО «Дальневосточный государственный университет» (ДВГУ) – крупнейшее образовательное учреждение на Дальнем Востоке. Общее количество сотрудников ДВГУ – более 6000, количество студентов – более 41 000, которые делятся на 1200 групп. В составе вуза – восемь филиалов, 28 институтов.
Университет оказывает услуги высшего профессионального и дополнительного образования (дошкольное, начальное, основное среднее, среднее специальное, курсы и т.п.), ведет предпринимательскую деятельность.
О партнере:
Работы по внедрению автоматизированной системы управления предприятием выполнял официальный региональный представитель корпорации «Галактика» - ООО «Новый Атлант» (Владивосток). Выбор исполнителя работ был обусловлен наличием у партнера «Галактики» опыта реализации корпоративных проектов и высокой квалификацией специалистов.Ситуация:
Активное развитие ДВГУ, стремление его руководства к повышению эффективности деятельности вуза требовали поддержки современных информационных технологии, способных учитывать отраслевую специфику. Для автоматизации предприятия такого масштаба требовалась комплексная система.Выбор решения:
Вузом было принято решение о проведении тендера среди поставщиков ERP-систем. К финалу подошли решения компаний «Парус», «Галактика», 1С и Microsoft Dynamics. После детального анализа предложений по соотношению параметров цена/функциональность/качество была выбрана система Галактика ERP.
Ход проекта:
Анализ бизнес-процессов учебного заведения и планирование работ были закончены в середине 2005 года, и с 1 сентября 2005 года стартовал многоэтапный проект.
В ходе проекта были решены следующие задачи.
2005 г: бухгалтерский учет и логистика, управление персоналом. Важно отметить, что функциональность для ведения бухгалтерского учета системы Галактика ERP была внедрена силами специалистов компании «Новый Атлант» в кратчайшие сроки – всего за 3 месяца.
Средствами системы Галактика ERP автоматизирована работа следующих участков учета: банк, касса, ведение налогового учета, расчеты по депонентам, основные средства, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, учет ТМЦ, расчеты со студентами по договорам и годам обучения, ведение книги продаж и книги покупок, учет смет расходов и т.д.
2006-2007 г.: управление договорами, расчет стипендий и заработной платы, связь системы Галактика ERP с имеющейся в вузе программой «Приемная комиссия». Выполнена стыковка платежей с системой электронного документооборота СЭД ФК по Госконтрактам.
2008-2009 г.: решены задачи управления бюджетами. В рамках этого этапа разработана методология, которая является дополнением к существующей системе бюджетирования и полностью соответствует требованиям вуза. С помощью системы Галактика ERP ведется учет финансовых потоков в различных разрезах (подразделения, статьи и сметы доходов, расходов, виды деятельности). Система позволяет анализировать соответствие фактических и плановых показателей в различных разрезах, регистрировать информацию о планируемых доходах и расходах на каждый квартал по структурным подразделениям.
С помощью системы Галактика ERP поддерживается деятельность вуза как крупного холдинга, в составе которого предприятия с бюджетным и хозрасчетным планами счетов, имеющие раздельные базы данных, но при этом работающие в едином информационном пространстве.
2009 г.: расширена функциональность по управлению договорами. В системе Галактика ERP ведутся договора со студентами, обучающимися в удаленных филиалах. Ведется учет предоставления услуг общежития студентам и сотрудникам. Разработан интерфейс быстрого ввода данных о студентах-очниках, заочниках, льготниках. Подключение удаленных филиалов позволило автоматизировать расчеты со студентами по договорам и годам обучения в целом по вузу. Важно, что в рамках этого этапа внедрен модуль «Управление транспортом» системы Галактика ERP.
Результат:
Сегодня в ДВГУ эксплуатируется 120 лицензий системы Галактика ERP. Количество пользователей системы – более 100. При этом отчетами из системы пользуются более 500 человек.
Решение Галактика ERP «Управление вузом» позволило создать единую информационную систему между учебными и общеуниверситетскими структурами Дальневосточного государственного университета. Решение корпорации «Галактика» значительно дополнило существующую ИТ-инфраструктуру вуза, сделав ее унифицированной. Автоматизированная система позволила формализовать и упорядочить бизнес-процессы вуза, повысить производительность труда сотрудников. Важное преимущество для руководителя – оперативное формирование управленческой отчетности, быстрый сбор и переработка нужной информации. С помощью системы формируется отчетность по новому плану счетов, аналитические отчеты по заключенным договорам с оплатой (OLAP).
Система Галактика ERP – это надежный инструмент для управления вузом и его подразделениями. Система позволяет высвободить творческий потенциал сотрудников, повысить заинтересованность персонала в дальнейшем развитии связей между структурами университета.